Zentralzugriff einrichten: Positionen, Stufen und Häuser

Die Zentrale arbeitet für mehrere Häuser, ohne dass jede Person in jedem Haus als Haus-Admin eingetragen ist. Dafür kombinierst du drei Dinge: die Stufen einer Position (was sie in einem Bereich darf), die Person mit dieser Position und ihren Zugriff auf Häuser (wo das gilt).

Der Zugriff gilt je Person. Ohne Zugriff auf Häuser ändert eine Position nichts an dem, was die Person heute sieht. Eigentümer und Gruppen-Admins sehen ohnehin alle Häuser und brauchen keinen Zugriff über eine Position.

Zentralzugriff einrichten

Drei Beispiele

COO

Die COO sieht Tickets und Budget, entscheidet bei CapEx und betreut die Häuser einer Region.

• Stufen: Tickets Sehen, Budget Sehen, CapEx Entscheiden.
• Zugriff: Region, zum Beispiel „Nord“. Neue Häuser der Region kommen automatisch dazu.

CFO

Der CFO sieht das Budget aller Häuser und entscheidet bei CapEx ab einem Betrag.

• Stufen: Budget Sehen, CapEx Entscheiden.
• Zugriff: Alle Häuser. Auch Häuser, die später angelegt werden, gehören dazu.
• Betrag: Hänge die Position in eine spätere Stufe der Genehmigungskette ein und trage den Betrag unter „Ab Betrag“ ein. Dann entscheidet der CFO erst ab dieser Schwelle.

Technischer Direktor

Der Technische Direktor kümmert sich um die Technik in ausgewählten Häusern.

• Stufen: Wartung Bearbeiten, Stammdaten Bearbeiten, Tickets Bearbeiten, CapEx Entscheiden. Ohne „Entscheiden“ lässt sich die Position in der Kette nicht wählen.
• Zugriff: Ausgewählte Häuser, einzeln gewählt.
• Fachliche Prüfung: In der Kette steht die Position auf einer Stufe der Art „Fachliche Prüfung“. Deshalb befürwortet sie einen Antrag, befürwortet ihn mit Bedenken oder gibt ihn zurück. Ablehnen und endgültig genehmigen kann nur eine Genehmigungsstufe.

Gut zu wissen

• Eine Person hat genau eine Position. Für Doppelfunktionen legst du eine Kombi-Position an.
• Wechselt eine Person die Position, endet ihr Zugriff aus der alten Position.
• Eine inaktive Position gibt keinen Zugriff auf Häuser. Vor dem Deaktivieren siehst du, wie viele Personen, Genehmigungsketten und offene Anträge betroffen sind.
• Zugriff auf Häuser legen nur Eigentümer und Gruppen-Admins fest.
• In einem Haus, das eine Person nur über ihre Position erreicht, öffnen sich nur die Bereiche, für die ihre Position eine Stufe hat. Schließanlagen, Inventar, Objekte, IoT, Störfälle, Betriebsdokumentation, Arbeitsschutz, Rundgänge und Dokumente bleiben dort gesperrt.
• In Häusern, die du nur über deine Position erreichst, gibt es „Löschen“ bei Fotos, Material und Zeiteinträgen nicht. In deinen eigenen Häusern gilt deine Rolle.