Genehmigungsketten einrichten

Investitionen (CapEx) brauchen eine nachvollziehbare Freigabe. Eine Genehmigungskette legt fest, wer einen Antrag in welcher Reihenfolge freigibt. Das kann eine Rolle, eine Person, eine Position oder ein externer Genehmiger sein. Ohne passende Kette lässt sich ein Antrag nicht einreichen.

So funktionieren Genehmigungsketten

• Automatische Wahl: Beim Einreichen wählt FacilityStack die aktive Kette, deren Betragsbereich den Nettobetrag enthält. Eine Kette der Liegenschaft hat Vorrang vor einer Kette für alle Liegenschaften. Ohne Bereich gilt die Kette für alle Beträge.
• Stufen: Die Stufen werden nacheinander durchlaufen. Stufe 1 gilt immer, für jeden Antrag. Ab Stufe 2 hat jede Stufe einen Betrag „ab“. Liegt der Nettobetrag darunter, entfällt die Stufe.
• Festgeschrieben: Beim Einreichen werden die Stufen für diese Runde festgeschrieben. Spätere Änderungen an der Kette gelten erst bei der nächsten Einreichung.
• Genehmigt ist ein Antrag, wenn alle wirksamen Stufen freigegeben haben.

Beispiel

| Kette | Betragsbereich | Stufe 1 (immer) | Stufe 2 | Stufe 3 | |---|---|---|---|---| | Kleinprojekte | bis 9.999,99 € | Haus-Admin | – | – | | Investitionen | ab 10.000 € | Haus-Admin | Gruppen-Admin ab 25.000 € | Eigentümer ab 100.000 € |

Ein Antrag über 30.000 € läuft durch die Kette „Investitionen“: Stufe 1 und Stufe 2 entscheiden, Stufe 3 entfällt.

Kette einrichten

Ketten und externe Genehmiger pflegen nur Eigentümer, Gruppen-Admins und Haus-Admins. Ketten für alle Liegenschaften legen nur Eigentümer und Gruppen-Admins an und ändern sie. Haus-Admins pflegen nur Ketten ihrer eigenen Liegenschaften. Neue externe Genehmiger legen nur Eigentümer und Gruppen-Admins an, auch die E-Mail-Adresse eines Externen ändern nur sie. So kann niemand eine eigene Zweitadresse als Genehmiger eintragen. Name und Organisation ändern oder einen Externen deaktivieren dürfen Haus-Admins nur, wenn alle Ketten und offenen Anträge, die ihn nutzen, zu ihren Liegenschaften gehören. Aktive Ketten derselben Ebene dürfen sich im Betragsbereich nicht überschneiden. Gleiche Beträge in mehreren Stufen sind erlaubt.

Im Alltag

• Die Genehmiger der aktuellen Stufe bekommen eine Nachricht in der App und per E-Mail. Bei einer Position sind das alle Personen, die im Haus des Antrags bei CapEx entscheiden dürfen. Externe Genehmiger entscheiden im Freigabe-Portal. Keine Aufforderung bekommen die antragstellende Person (außer die Selbstfreigabe ist erlaubt) und wer in dieser Runde schon eine Stufe entschieden hat.
• Genehmiger wählen Genehmigen, Ablehnen oder Zur Nacharbeit. Eine fachliche Prüfung wählt stattdessen Befürworten, Mit Bedenken befürworten oder Zurückgeben. Ablehnen, Nacharbeit und „Mit Bedenken befürworten“ brauchen immer eine Begründung. Die antragstellende Person bekommt das Ergebnis mit Kommentar.
• Vier-Augen-Prinzip: Wer einen Antrag stellt, entscheidet ihn nicht selbst, außer die Selbstfreigabe ist erlaubt (siehe CapEx-Einstellungen). Eine Person entscheidet je Runde höchstens eine Stufe. Genehmiger, die deshalb nicht entscheiden dürfen, sehen auf der Antragsseite statt der Knöpfe einen Hinweis.
• Nacharbeit: Nach dem erneuten Einreichen geht es bei der zurückgebenden Stufe weiter. Die Freigabe beginnt wieder bei Stufe 1, wenn der Betrag steigt, sich Angebote ändern, eine andere Kette greift oder die zurückgebende Stufe beim neuen Betrag entfällt.
• Fristen: Läuft die Frist einer Stufe ab, bekommen die Genehmiger eine Erinnerung. Nach einer weiteren Frist folgt die Eskalation an Eigentümer, Gruppen-Admins und die Haus-Admins der Liegenschaft. Beides passiert je Stufe und Runde einmal.
• Storno: Stornieren geht nur mit einem Grund (mindestens 10 Zeichen). Genehmigte Anträge stornieren nur Eigentümer und Gruppen-Admins. Die bisherigen Genehmiger werden benachrichtigt.

Positionen und fachliche Prüfung

Statt einer einzelnen Person kannst du eine Position als Genehmiger wählen, zum Beispiel CFO, COO oder Technischer Direktor. So bleibt die Kette gültig, wenn die Person wechselt.

• Wer darf entscheiden: Alle Personen mit dieser Position, die bei CapEx die Stufe „Entscheiden“ haben und das Haus des Antrags im Zugriff haben. Im Dialog stehen nur aktive Positionen mit der Stufe „Entscheiden“ zur Auswahl. Die Stufen legst du unter Einstellungen > Berechtigungen fest, den Zugriff auf Häuser unter Einstellungen > Positionen & Zugriff.
• Art der Stufe: Eine Genehmigung entscheidet endgültig. Eine Fachliche Prüfung prüft den Antrag fachlich und kann ihn befürworten, mit Bedenken befürworten oder zurückgeben. Ablehnen kann sie nicht. Bedenken stehen im Verlauf. Die Art gilt für jeden Genehmiger-Typ.
• Genehmigung bleibt Pflicht: Eine fachliche Prüfung genehmigt nie allein. Für jeden Betrag braucht die Kette mindestens eine Genehmigungsstufe. Fehlt sie für einen Betrag, weist die Vorschau darauf hin, und Anträge in diesem Bereich lassen sich nicht einreichen. Beispiel: Stufe 1 ist die fachliche Prüfung, Stufe 2 die Genehmigung ab 50.000 €. Dann lässt sich ein Antrag über 10.000 € nicht einreichen. Setze die Genehmigung auf Stufe 1 oder lege eine Genehmigung an, die für jeden Betrag gilt.
• Ab Betrag: Soll eine Position erst ab einem Betrag entscheiden, setze sie auf Stufe 2 oder höher und trage den Betrag bei der Stufe ein. Stufe 1 gilt immer.
• Niemand zuständig: Hat niemand die Position oder niemand den Zugriff auf das Haus, zeigt der Dialog eine Warnung. Du kannst die Kette trotzdem speichern. Anträge lassen sich erst einreichen, wenn eine Person die Position und den Zugriff hat.
• Eine Position, eine Stufe: Dieselbe Position darf nur in einer Stufe stehen.

CapEx-Einstellungen

Auf derselben Seite findest du zwei Schalter. Sie gelten für alle Liegenschaften, ändern dürfen sie nur Eigentümer und Gruppen-Admins.

• Selbstfreigabe erlauben (Standard: aus): Dann darf die antragstellende Person ihren Antrag selbst entscheiden. Die Entscheidung wird als Selbstfreigabe gekennzeichnet und protokolliert.
• Pflicht-Angebote (Standard: aus): Ab einem Nettobetrag braucht ein Antrag mindestens so viele Angebote, sonst lässt er sich nicht einreichen. Zurückgezogene Angebote zählen nicht.

Kleinunternehmen mit einer Person

Normalerweise entscheidet jede Person je Antrag und Runde nur eine Stufe. Hat dein Unternehmen nur eine Person, kann das nicht klappen. Dafür gibt es die Karte Kleinunternehmen mit einer Person.

• Mehrere Stufen je Person erlauben (Standard: aus): Dann darf diese eine Person alle Stufen einer Runde selbst entscheiden. Nur der Eigentümer kann den Schalter ändern.
• Der Schalter wirkt nur, solange dein Unternehmen genau eine Person hat. Das prüft FacilityStack bei jeder Entscheidung neu. Kommt eine zweite Person dazu, gilt sofort wieder die strenge Regel. Externe Genehmiger sind nicht betroffen.
• Risiko: Niemand kontrolliert die Entscheidung. Die Selbstfreigabe (Vier-Augen-Prinzip) ist eine eigene Einstellung und bleibt, wie sie ist.
• Jede Änderung steht im Änderungsverlauf.

Freigabe-Portal für externe Genehmiger

Externe Genehmiger legst du als Eigentümer oder Gruppen-Admin unter Externe Genehmiger mit Name und E-Mail-Adresse an, beides ist Pflicht. Jede Anlage und Änderung steht im Änderungsverlauf. Den Link zum Freigabe-Portal bekommen sie nur per E-Mail, FacilityStack zeigt ihn nicht an. Klappt der Versand nicht, meldet das der Dialog. Beim Öffnen des Links fordern sie einen Bestätigungscode per E-Mail an (6 Ziffern, 10 Minuten gültig, 3 Versuche je Code, höchstens 5 Codes pro Stunde). Es gilt immer nur der zuletzt angeforderte Code. Die Anmeldung gilt danach 24 Stunden in diesem Browser. Bestätigungscodes und Portal-Sitzungen werden nach 90 Tagen gelöscht.

Im Portal sehen externe Genehmiger den Antrag mit Beschreibung, die Angebote mit Anbieter und Nettobetrag und den Stand der Stufen. Ist ihre Stufe eine fachliche Prüfung, sehen sie dieselben drei Aktionen wie interne Prüfer: Befürworten, Mit Bedenken befürworten und Zurückgeben. Interne Notizen und Dateien der Angebote sehen sie nicht.

Deaktivieren sperrt einen externen Genehmiger: Er kann sich nicht mehr anmelden und nicht mehr entscheiden. Anträge über eine Kette mit ihm lassen sich nicht einreichen, bis die Stufe umgestellt ist. Legst du ihn mit derselben Adresse neu an, ist er wieder aktiv und bekommt einen neuen Link, frühere Anmeldungen enden.

Die Vier-Augen-Prüfung gilt für Nutzerkonten. Ob hinter der Adresse eines externen Genehmigers eine andere Person steht als die antragstellende, prüft FacilityStack nicht. Hinterlege deshalb nur Adressen von Personen, die nicht selbst Anträge stellen.

Archivieren statt löschen

Ketten, die Anträge nutzen, lassen sich nicht löschen. Löschen archiviert sie: Sie bleiben als Nachweis erhalten, werden nicht mehr gewählt und lassen sich nicht mehr ändern. Lege bei Bedarf eine neue Kette an. Ungenutzte Ketten werden gelöscht.