DGUV-Berichte, Etiketten und Erinnerungen

Übersicht in der Prüflingsliste

Über der Prüflingsliste unter Prüfungen (DGUV V3) › Prüflinge (ortsveränderlich) stehen fünf Kacheln. Sie zählen die Geräte der gewählten Liegenschaft nach Prüfstatus. Tippe auf eine Kachel, dann zeigt die Liste genau diese Geräte. Die Zahl auf der Kachel und die Zahl der Zeilen in der Liste sind dieselbe Zählung.

Ein Gerät steht immer nur in einer Kachel. Gilt für ein Gerät mehr als ein Status, entscheidet die Reihenfolge der Kacheln. Noch nicht geprüft ist kein Fälligkeitsstatus: Solche Geräte zählen nicht als überfällig oder fällig. Du findest sie über den Filter nach Prüfstatus.

Fälligkeitsliste

Unter Prüfungen (DGUV V3) › Berichte erzeugst du im Bereich Fälligkeitsliste ein PDF mit allen Prüflingen der Liegenschaft und ihrer nächsten Prüfung. Vorn steht eine Monatsübersicht, danach die Liste. Der Status steht immer als Wort in der Zeile, die Farben (rot für überfällig, hell für bald fällig, grau für alles andere) unterstützen nur. Die Zählung entspricht den Kacheln der Prüflingsliste. Eine Datei enthält höchstens 1.000 Zeilen. Bei mehr Treffern wählst du eine Abteilung oder lässt Prüflinge außer Betrieb weg.

Prüfprotokoll und Sammelprotokoll

Das Prüfprotokoll eines einzelnen Geräts erzeugst du auf der Detailseite des Prüflings: Klappe in der Prüfhistorie eine Prüfung auf und wähle Protokoll als PDF. Es enthält die Pflichtangaben der Prüfung, die Messwerte je Schritt, das Gesamtergebnis, die Unterschrift (gezeichnet oder aus dem Prüfdurchgang übernommen), die Prüffirma sowie das Messgerät mit der Kalibrierung am Prüftag. Bei älteren Prüfungen steht die Kalibrierung laut Stammdaten, Stand heute. Wurde eine Prüfung korrigiert, trägt das Protokoll einen Revisionsvermerk.

Das Sammelprotokoll im Bereich Berichte fasst mehrere Prüfungen einer Liegenschaft in einer Datei zusammen, ein Protokoll je Seite und eine Zusammenfassung vorweg. Du wählst einen Zeitraum von höchstens 12 Monaten nach Prüfdatum. Zusätzlich kannst du auf einen Prüfdurchgang oder auf einen Import eingrenzen. Eine Datei enthält höchstens 100 Prüfungen.

QR-Etiketten

Etiketten druckst du auf Bögen vom Typ Avery Zweckform 3475 (70 × 36 mm, 24 Etiketten je Bogen).

Auf dem Etikett stehen die Nummer des Prüflings, das Objektkürzel und die nächste Prüfung als volles Datum. Der QR-Code öffnet nach der Anmeldung die Prüfung dieses Geräts.

Excel-Export

Im Bereich Excel-Export unter Berichte, oder mit Excel-Export in der Prüflingsliste, speicherst du alle Prüflinge der Liegenschaft als Excel-Datei: der aktuelle Stand je Prüfling. Das Format ist dasselbe wie in der Importvorlage. Du kannst die Datei deshalb wieder importieren. Vorhandene Prüfungen werden erkannt und nicht doppelt gespeichert. Eine Datei enthält höchstens 5.000 Prüflinge.

Farbe, Schrift und Logo der PDFs

Unter Einstellungen › Allgemein legen Eigentümer und Gruppen-Admins im Abschnitt PDF-Gestaltung die Primärfarbe und die Schrift fest (Inter, PT Sans oder Lato). Die Gestaltung gilt für Prüfprotokolle, Sammelprotokolle, Fälligkeitslisten und Etiketten, jeweils für neu erzeugte PDFs. Mit Beispielprotokoll ansehen prüfst du das Ergebnis.

Ist die Farbe zu hell, damit Text lesbar bleibt, nutzt das PDF sie nur als Linie oder Balken. Überschriften bleiben dunkel. Dein Firmenlogo (PNG oder JPG) steht oben im PDF. Ein SVG-Logo wird dort nicht gedruckt.

Erinnerungen

FacilityStack erinnert an Prüffristen ortsveränderlicher Geräte: 30 Tage vor der Fälligkeit, wenn ein Gerät überfällig ist, und bei einer Prüfung mit dem Ergebnis „nicht bestanden“. Die Meldung geht an die Objektleitung. Das sind Eigentümer, Gruppen-Admins sowie Haus-Admins und Abteilungsleitungen der Liegenschaft, sofern sie den Bereich DGUV sehen dürfen. Sie kommt gebündelt: eine Meldung je Liegenschaft, nicht je Gerät.

Jede Person steuert die Meldungen selbst über den Schalter TÜV- und Prüffristen im Tab Benachrichtigungen auf der Seite Einstellungen. Die erste Meldung nach dem Start fasst alles zusammen, was schon überfällig oder bald fällig ist. Danach kommen nur neue Fristen.

Steht unter der Liste der Benachrichtigungstypen ein Hinweis, sind die Erinnerungen noch nicht freigeschaltet oder laufen im Testbetrieb. Im Testbetrieb gehen sie nur an eine Testadresse, du bekommst dann noch keine.

Importdateien

Die Datei, die du hochlädst, wird nach 90 Tagen gelöscht. Die übernommenen Prüfungen bleiben.