Pflichten übertragen und die Übertragung kontrollieren

Du kannst eine Betreiberpflicht an eine Person in deinem Konto, an Mieter oder an einen Dienstleister übertragen, zum Beispiel die jährliche Prüfung einer Anlage. FacilityStack hält die Übertragung fest und zeigt dir auf der Seite Fristen, wann die nächste Kontrolle ansteht. Die Verantwortung bleibt trotzdem bei dir: Die Pflicht steht weiter auf deiner Seite Fristen, in derselben Gruppe und mit demselben Stand. Das Kennzeichen „Übertragen an …“ zeigt dir nur, wer sie ausführt. Die Übertragung ersetzt keine Rechtsberatung.

Mieter und Dienstleister bekommen keinen Zugang zu FacilityStack und keine E-Mail. Du dokumentierst die Übertragung allein bei dir.

Eine Übertragung anlegen

Kontrolle bestätigen und beenden

Die nächste Kontrolle ergibt sich aus dem Datum der letzten bestätigten Kontrolle, sonst aus dem Datum der Übertragung, plus Intervall. Sie steht nicht gespeichert, FacilityStack rechnet sie bei jedem Öffnen neu.

• Kontrolle bestätigen: Trage das Datum ein oder lass das Feld leer, dann gilt heute. Danach beginnt das Intervall von vorn. Ein Datum vor der letzten Kontrolle nimmt FacilityStack nicht an.
• Übertragung beenden: Die Übertragung bleibt als Nachweis sichtbar, ändert sich aber nicht mehr. Löschst du die Pflicht, die Anlage oder das Gebäude, entfällt auch die Dokumentation der Übertragung. Sichere den Nachweis vorher, wenn du ihn aufbewahren musst. Willst du dieselbe Aufgabe später erneut übertragen, legst du eine neue Übertragung an.

Auf der Seite Fristen

• Der Filter Übertragen zeigt alle Pflichten mit einer aktiven Übertragung.
• Eine überfällige oder bald fällige Kontrolle steht als eigene Zeile „Kontrolle: …“ in den Gruppen Überfällig und Fällig bald. Bald fällig heißt: innerhalb der nächsten 30 Tage. Fehlt das Intervall, steht die Kontrolle unter Angabe fehlt. Hinweise lassen sich nicht übertragen. Wird eine übertragene Pflicht später als nicht betroffen eingestuft, ruhen die Kontrollen: Kontrollen nicht betroffener Pflichten ruhen und erscheinen in keiner Gruppe.
• Die Tabelle Zuständigkeit im Überblick trennt Eigentümerpflichten und Nutzerpflichten. Als Vermieter siehst du so, welche Pflichten bei dir liegen und welche beim Nutzer des Gebäudes, und wie viele davon du übertragen hast.

Erinnerung und Übersicht

Fällige Kontrollen zählen auch in der Karte Rechtspflichten und im Hinweis des Tages der Übersicht. Dort gilt dieselbe Zählung wie auf der Seite Fristen in der Ansicht „Deine Pflichten“; Pflichten, die nach deiner Rolle am Gebäude nur zur Information dienen, zählen nicht mit.

Außerdem steht eine Kontrolle in der täglichen Erinnerungs-Mail zu Betreiberpflichten, 30 Tage vorher, am Tag der Kontrolle und wenn sie überfällig ist. Sie steht dort in derselben Mail wie die Fristen deiner Pflichten, je Liegenschaft einmal am Tag. Die Mail bekommen die Personen, die auch die Erinnerungen zu Pflichten erhalten (Eigentümer, Gruppen-Admins sowie Haus-Admins und Abteilungsleitungen mit Zugriff auf den Bereich Rechtspflichten). Die Übertragung selbst löst keine Mail an den Empfänger aus. Mieter und Dienstleister bekommen nie eine Mail. Eine Person aus deinem Konto bekommt die Mail nur, wenn sie ohnehin zu den Empfängern gehört. Ohne Kontrollintervall gibt es keine Erinnerung. Die Erinnerungen schaltest du unter Einstellungen > Benachrichtigungen mit dem Schalter TÜV- und Prüffristen ab.