Wann Excel reicht
Excel ist flexibel, bekannt und meist schon vorhanden. Für einen kleinen Bestand ist das oft genug, besonders in diesen Fällen:
- ein Gebäude mit überschaubarer Technik
- eine Person, die die Liste pflegt und als Einzige ändert
- wenige Fristen pro Jahr, die du ohnehin im Blick hast
- keine externen Dienstleister, die Daten liefern oder lesen müssen
Eine gute Tabelle braucht Regeln
Wenn das auf dich zutrifft, ist eine sauber gepflegte Tabelle eine vernünftige Lösung. Wichtig sind feste Spalten, ein klarer Ablageort und eine regelmäßige Sicherung.
Leg außerdem fest, wer die Datei ändern darf. Und trag Fristen in einen Kalender ein, denn die Tabelle selbst meldet sich nicht.
Wo Excel an Grenzen stößt
Mit mehr Gebäuden, mehr Beteiligten und mehr Pflichten wird die Liste zur Last. Diese Punkte merken die meisten Teams zuerst:
- Fristen: Eine Tabelle erinnert nicht. Überfällige Prüfungen sieht nur, wer die Datei öffnet und filtert.
- Versionen: Kopien per E-Mail und auf dem Netzlaufwerk führen zu mehreren Ständen. Niemand weiß sicher, welcher gilt.
- Mehrere Nutzer: Gleichzeitiges Bearbeiten erzeugt Konflikte. Rechte für einzelne Liegenschaften oder Bereiche gibt es nicht.
- Fotos und Belege: Bilder und Protokolle liegen in Ordnern daneben. Die Verbindung zur Zeile hängt am Dateinamen.
- Nachweis: Wer hat wann was geprüft oder geändert? Im Nachhinein ist das schwer zu belegen.
- Mobile Erfassung: Eine große Tabelle am Smartphone zu bearbeiten, ist mühsam. Meldungen kommen deshalb per Zuruf oder Zettel.
Was FacilityStack anders macht
FacilityStack ordnet alle Daten einer Liegenschaft zu. Tickets, Wartungstermine, Prüfungen, Verträge und Dokumente liegen an einer Stelle statt in getrennten Dateien.
Fälligkeiten werden berechnet. Bei der Wartung ergibt sich der nächste Termin aus letzter Wartung und Intervall, bei DGUV-Prüfungen filterst du nach überfällig oder fällig in 30 Tagen. Für Verträge gibt es Erinnerungen vor Vertragsende und Kündigungsfrist.
Rollen legen fest, wer welche Bereiche sehen und bearbeiten darf. Die Zahl der Nutzer ist nicht begrenzt. Störungen meldest du mit Foto, auch über einen QR-Code am Objekt.
Umstieg: So übernimmst du deine Listen
Du musst nicht bei null anfangen. Für zwölf Bereiche gibt es einen CSV-Import mit Vorlage zum Herunterladen: Gebäude, Räume und Flächen, Anlagen, Zähler, Zählerstände, Wartungsintervalle, Verträge, externe Firmen, Inventar, Rechtspflichten, Gefahrstoffe und Fahrzeuge.
Für DGUV-Prüfungen liest der Import auch Excel-Dateien direkt, mit Messwerten je Prüfschritt. Du ordnest die Spalten zu und prüfst eine Vorschau, bevor etwas gespeichert wird.
Unser Rat: Starte mit dem Bereich, der heute die meisten Fristen hat. Leg ein Datum fest, ab dem nur noch FacilityStack zählt. Behalte die alte Datei als Archiv, nicht als zweite Quelle.
Kriterien im Überblick
| Kriterium | FacilityStack | Worauf du achten solltest |
|---|---|---|
| Fristen | Nächste Wartung und DGUV-Fälligkeit werden aus Intervall und letztem Termin berechnet. Erinnerungen vor Vertragsende. | Siehst du überfällige Punkte, ohne aktiv danach zu suchen? |
| Mehrere Nutzer | Unbegrenzte Nutzer, Rollen und Rechte je Bereich und Liegenschaft. | Kann jede Person nur das ändern, wofür sie zuständig ist? |
| Versionen | Eine gemeinsame Datenbasis im Browser statt Dateikopien. | Gibt es genau eine gültige Quelle für jede Frist? |
| Fotos und Belege | Fotos an Tickets, Dokumente im eigenen Bereich je Liegenschaft. | Findest du das Protokoll zur Prüfung, ohne in Ordnern zu suchen? |
| Nachweis | DGUV-Prüfungen mit Messwerten je Prüfschritt. Korrekturen als neue Fassung mit Grund. | Kannst du bei einer Begehung schnell zeigen, wann was geprüft wurde? |
| Mobile Erfassung | Läuft im Browser, auch auf dem Smartphone. Störungsmeldung per QR-Code mit Foto. | Können Technik und Hausmeister vor Ort melden und abschließen? |
| Datenübernahme | CSV-Import mit Vorlage für zwölf Bereiche, Excel-Import für DGUV-Prüflinge. | Wie viel musst du beim Umstieg abtippen? |
| Datenschutz | Hosting in der EU. | Wo liegen deine Daten, und gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag? |
Häufige Fragen
- Kann ich meine Excel-Listen in FacilityStack übernehmen?
- Ja. Für zwölf Bereiche gibt es einen CSV-Import. Lade die Vorlage herunter, übertrage deine Spalten und importiere die Datei. DGUV-Prüflinge importierst du auch direkt aus Excel-Dateien.
- Ab wann lohnt sich der Umstieg?
- Eine feste Grenze gibt es nicht. Typische Anlässe sind mehrere Gebäude, mehrere Personen, die Daten pflegen, externe Dienstleister oder eine Prüffrist, die schon einmal übersehen wurde.
- Kann ich Excel parallel weiter nutzen?
- Für eine kurze Übergangszeit ja. Auf Dauer führen zwei Quellen zu Widersprüchen. Leg deshalb ein Datum fest, ab dem nur noch eine Quelle gilt.
- Kann ich FacilityStack vorher testen?
- Ja, 14 Tage kostenlos. Am besten importierst du dafür einen echten Ausschnitt deiner Listen und spielst ein paar Fälle aus deinem Alltag durch.