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Funktion
Investitionen. Transparent genehmigt.
Investitionsanträge mit mehrstufigen Freigabeketten und externen Genehmigern.
Größere Investitionen brauchen strukturierte Genehmigungsprozesse. FacilityStack bildet mehrstufige Freigabeketten digital ab — vom Antragsteller über interne Genehmiger bis hin zu externen Entscheidern wie Eigentümern oder Beiräten. Jede Stufe wird per E-Mail benachrichtigt, externe Genehmiger erhalten einen sicheren Link zum Freigabe-Portal mit 2-Faktor-Authentifizierung. Angebotsvergleiche und Timeline zeigen den vollständigen Entscheidungsprozess. Aus Entwürfen werden eingereichte Anträge, die je nach Betrag eine oder mehrere Stufen durchlaufen. Externe Genehmiger brauchen kein Konto, sie bestätigen sich bei jedem Zugriff mit einem Code per E-Mail. Jede Entscheidung steht mit Zeitpunkt, Begründung und Bedingungen am Antrag.
Beliebig viele Genehmigungsstufen definierbar — nach Betragsgrenzen oder Hierarchie.
Eigentümer und Beiräte genehmigen über ein sicheres Portal — ohne FacilityStack-Konto.
Jede Entscheidung mit Kommentar, Bedingungen und Zeitstempel dokumentiert.
Mehrere Angebote pro Antrag vergleichen. Empfohlenes Angebot markieren.
Ein Assistent führt in Schritten durch den Antrag: Grunddaten, Angebote, Genehmigungskette und Zusammenfassung. Zu den Grunddaten gehören Titel, Kategorie, Dringlichkeit, Betrag, Nutzungsdauer, geplantes Datum und Begründung.
Zu jedem Antrag erfasst du Angebote mit Anbieter, Netto- und Bruttobetrag, Angebotsdatum, Gültigkeit, Lieferzeit und Leistungsbeschreibung. Angebotsdateien hängst du an. Ein Angebot markierst du als empfohlen.
Du wählst eine Genehmigungskette und reichst den Antrag ein. Welche Stufen greifen, hängt vom Betrag ab. Die zuständige Stufe bekommt eine E-Mail.
Externe Genehmiger wie Eigentümer oder Beiräte öffnen einen persönlichen Link. Bei jedem Zugriff bestätigen sie sich mit einem Code, den sie per E-Mail bekommen.
Genehmiger entscheiden mit Genehmigung, Ablehnung oder Nacharbeit. Sie können Bedingungen und eine Begründung angeben. Jede Entscheidung steht mit Zeitpunkt am Antrag.
Für Hausverwaltungen, Unternehmen mit mehreren Standorten und Betreiber, bei denen Eigentümer, Beiräte oder die Geschäftsführung Investitionen freigeben. Abteilungsleitungen dürfen Anträge erstellen. Die Auswertung zeigt Investitionen nach Kategorie, den monatlichen Verlauf, die Statusverteilung und die fünf Liegenschaften mit dem höchsten Investitionsvolumen. Haus-Admins pflegen die Ketten ihrer eigenen Liegenschaften, mandantenweite Ketten bleiben den Admins des Mandanten vorbehalten. Tipp: Lege Ketten so an, dass kleine Beträge mit einer Stufe auskommen und nur größere Investitionen weitere Stufen durchlaufen. Das hält den Ablauf schnell und die Freigabe trotzdem nachvollziehbar. Im Status Nacharbeit überarbeitet der Antragsteller den Antrag und reicht ihn erneut ein. So bleibt der ganze Weg vom Entwurf bis zur Entscheidung an einer Stelle sichtbar.
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